Phòng Hành chính, Tổng hợp 10/06/2019

1. Lãnh đạo đơn vị

ThS. Trần Đình Khắc Du – Phó Trưởng phòng, điều hành phòng Điện thoại: 0234.3819852 – 0857566038 Email: trandinhkhacdu@gmail.com
CN. Trần Thị Thúy Vân – Phó trưởng phòng Điện thoại: 0234.3819852 – 0985119449 Email:

 2. Thông tin liện hệ

    – Địa chỉ: Phòng Hành chính, Tổng hợp, Học viện Âm nhạc Huế, Số 01 Lê Lợi, thành phố Huế.

    – Điện thoại: 0234 3819852

    – Email: vanphonghocvien@gmail.com

3. Đội ngũ cán bộ

4. Giới Thiệu Chung

Chức năng, nhiệm vụ

1. Công tác Tổ chức cán bộ:

    Tham mưu, tổ chức thực hiện việc quản lý về công tác tổ chức và cán bộ: quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng; sử dụng, quản lý cán bộ; công tác kiện toàn bộ máy tổ chức; công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật cán bộ; thực hiện chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm xã hội đối với cán bộ; công tác chính trị tư tưởng, bảo vệ chính trị nội bộ và các công tác khác được Giám đốc phân công.

1.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự:

    a) Nghiên cứu, đề xuất các phương án xây dựng và kiện toàn bộ máy quản lý của Học viện, cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trực thuộc; xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế Tổ chức và hoạt động của Học viện; tham gia ý kiến cho quy chế hoạt động của các đơn vị trực thuộc Học viện;

     b) Nghiên cứu, đề xuất nhân sự bổ nhiệm cán bộ quản lý của Học viện;

    c) Tham mưu xây dựng kế hoạch biên chế, sử dụng và quản lý biên chế theo quy định; xây dựng, điều chỉnh Đề án vị trí việc làm phù hợp với quy định hiện hành và đáp ứng yêu cầu thực tế của Học viện trong từng giai đoạn;

    d) Tham mưu tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng viên chức, ký kết hợp đồng lao động; công tác bố trí, sử dụng, đánh giá cán bộ theo thẩm quyền hoặc theo phân cấp về tổ chức và cán bộ của Bộ VHTTDL; đề xuất việc tuyển chọn cán bộ đi công tác, học tập ở nước ngoài;

    đ) Tham mưu công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức, người lao động theo quy định của Nhà nước và của Học viện;

    e) Phối hợp với các đơn vị liên quan, chủ trì việc lập hồ sơ xét kỷ luật đối với cán bộ để hội đồng tư vấn họp, trình Giám đốc quyết định;

   g) Lập báo cáo thống kê công tác tổ chức và cán bộ theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Bộ VHTTDL, Bộ GDĐT; hướng dẫn, tiếp nhận, công khai việc kê khai tài sản, thu nhập đối với cán bộ quản lý; kết quả đánh giá và phân loại viên chức, HĐLĐ theo Nghị định 68 của Chính phủ theo quy định của pháp luật;

    h) Dự thảo các văn bản, quyết định về công tác tổ chức và cán bộ trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện các văn bản và quyết định đó;

    i) Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Học viện thực hiện nghiệp vụ trong công tác tổ chức cán bộ; công tác bảo vệ chính trị nội bộ;

    k) Lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ, lý lịch của cán bộ, viên chức, người lao động; chứng nhận và cấp các loại giấy tờ, bảng tên cho cán bộ, viên chức; thực hiện các loại hồ sơ, thủ tục về công tác tổ chức và cán bộ.

1.2. Thi đua – khen thưởng

    a) Tham mưu các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng; tổ chức thực hiện các văn bản, quyết định được Giám đốc phê duyệt.

    b) Tổng hợp, quản lý hồ sơ về thi đua, khen thưởng; hướng dẫn các đơn vị thuộc Học viện thực hiện quy trình đăng ký, bình xét thi đua khen thưởng hàng năm và thủ tục khen thưởng bậc cao;

    c) Ủy viên Thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng của Học viện.

1.3. Chế độ, chính sách

    a) Tham mưu thực hiện chế độ chính sách đối với CB, CC, VC, NLĐ theo quy định của Nhà nước, của Học viện;

    b) Lập và quản lý hồ sơ về lương, thủ tục đề nghị nâng bậc, ngạch lương, nâng lương trước thời hạn và các chế độ phụ cấp khác theo quy định của Nhà nước; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, nghỉ hưu, thôi việc và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động.

1.4. Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Học viện:

    a) Phối hợp trong công tác xây dựng, quy hoạch đội ngũ cán bộ; xây dựng vị trí việc làm, tinh giản biên chế; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại cán bộ quản lý; bố trí, điều động, quản lý và sử dụng biên chế, lao động hợp đồng; thực hiện chế độ, chính sách, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức và lao động hợp đồng;

    b) Phối hợp thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, công tác giáo dục chính trị, tư tưởng cho cán bộ, viên chức, người lao động.

    c) Phối hợp với các đơn vị có liên quan làm thủ tục cử cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng đi công tác và học tập ở trong và ngoài nước;

    d) Phối hợp tham mưu cho Giám đốc cử cán bộ đi đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, quản lý nhà nước và nghiên cứu khoa học;

    đ) Phối hợp thực hiện nhiệm vụ về hợp tác quốc tế theo quy định của Đảng và Nhà nước;

    e) Phối hợp tổ chức các loại hình sinh hoạt của đơn vị; các hoạt động giáo dục chính trị và sinh hoạt phong trào của Học viện;

    g) Phối hợp thực hiện quy trình đề nghị cấp có thẩm quyền xét, phong tặng các danh hiệu vinh dự Nhà nước cho cán bộ, giảng viên theo quy định hiện hành;

2. Công tác Hành chính – Quản trị

    Tham mưu, thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về các lĩnh vực: văn thư lưu trữ; tổng hợp; lễ nghi, khánh tiết; quản trị, cơ sở vật chất; bảo vệ cơ quan; y tế, vệ sinh môi trường và các công tác khác được Giám đốc phân công.

2.1. Văn thư, lưu trữ:

    a) Tiếp nhận, phân loại, vào sổ các loại công văn, thư tín…trình Giám đốc phê duyệt và chuyển đến các đơn vị chức năng có liên quan để xử lý; quản lý, giải quyết và lưu trữ công văn, giấy tờ, hồ sơ với các cơ quan bên ngoài và các đơn vị liên quan trong Học viẹn theo quy định về quản lý hành chính, đảm bảo kịp thời, nhanh chóng, đúng thủ tục hành chính;

     b) Cấp các loại giấy tờ, sao y các văn bản thuộc phạm vi hành chính;

    c) Thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ, hành chính theo quy định của Nhà nước. Kiểm tra việc ban hành, quản lý các loại văn bản đi và đến của Học viện;

    d) Quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị theo quy định của Nhà nước.

2.2. Tổng hợp:

    a) Tổng hợp và xây dựng các báo cáo theo sự phân công của Ban Giám đốc Học viện;

    b) Tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị trong toàn Học viện, chuẩn bị nội dung và là thư ký cho các cuộc họp do Giám đốc chủ trì;

    c) Chủ trì tham mưu xây dựng các loại báo cáo sơ kết, tổng kết hàng năm, từng kỳ và báo cáo đột xuất, cung cấp các số liệu thống kê, tổng hợp theo yêu cầu của cấp trên;

    đ) Bố trí, sắp xếp và thông báo lịch công tác tuần khi Giám đốc phê duyệt; theo dõi, kiểm tra việc thực hiện lịch công tác.

2.3. Lễ nghi, khánh tiết

     a) Đón tiếp khách trong và ngoài nước đến công tác tại Học viện; sắp xếp, hướng dẫn khách đến các đơn vị chức năng để làm việc; bố trí nơi ăn ở, nghỉ cho giảng viên thỉnh giảng.

     b) Tổ chức và tiến hành các hoạt động lễ nghi, khánh tiết của Học viện.

    c) Chủ trì thực hiện việc hiếu, hỉ đối với CB, CC, VC, NLĐ trong Học viện; đối ngoại đối với các đơn vị trong và ngoài Học viện.

2.4. Quản trị, cơ sở vật chất

    a) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan đảm bảo cơ sở vật chất và điều kiện làm việc, hoạt động giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên và người học toàn Học viện;

    b) Xây dựng kế hoạch quản lý và sử dụng tài sản, trang thiết bị; việc mua sắm, sửa chữa; tình hình sử dụng cơ sở vật chất của Học viện;

    c) Phối hợp với bộ phận Kế hoạch, Tài chính trong việc hướng dẫn, chỉ đạo việc kiểm kê tài sản theo quy định. Kiểm tra, lập sổ sách theo dõi, phân loại tài sản theo định kỳ và theo yêu cầu của cấp trên; đề xuất việc thanh lý, xử lý tài sản, vật tư.

    d) Xây dựng kế hoạch bảo quản và tu sửa cơ sở vật chất, các loại nhạc cụ và phương tiện phục vụ giảng dạy, công tác, học tập của các đơn vị; quản lý hệ thống điện, nước, mạng điện thoại của Học viện.

    đ) Phối hợp tổ chức thực hiện các hoạt động in ấn xuất bản.

    e) Điều hành Tổ xe phục vụ công tác của Học viện.

2.5. Bảo vệ cơ quan

    a) Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an toàn, an ninh, trật tự; phân lịch trực tự vệ cơ quan dịp Lễ, Tết hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế; phối hợp với địa phương và các đơn vị liên quan trong xử lý hoặc đề nghị xử lý những trường hợp vi phạm nội quy, vi phạm pháp luật xảy ra trong Học viện.

    b) Lập kế hoạch phòng chống thiên tai, phòng chống cháy nổ; bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động.

2.6. Y tế, vệ sinh môi trường

    a) Chịu trách nhiệm quản lý vệ sinh, phòng bệnh, xử lý những trường hợp bệnh thông thường và sơ cấp cứu tại đơn vị;

    b) Lập và quản lý hồ sơ sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và người học; lập kế hoạch mua thuốc, dụng cụ y tế và công tác vệ sinh môi trường hàng năm theo kinh phí phê duyệt;

    c) Phối hợp với Bộ phận Tổ chức cán bộ trong công tác bảo hiểm cho cán bộ, giảng viên; phối hợp với Phòng Công tác Học sinh, sinh viên trong công tác bảo hiểm của người học; giải quyết chế độ, chính sách đối với những trường hợp ốm đau, tai nạn, rủi ro cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động và người học; phối hợp với BCH Công đoàn trong việc đề xuất khám sức khỏe định kỳ cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, lập hồ sơ trình Hội đồng Giám định y khoa theo quy định;

    d) Chịu trách nhiệm về hoạt động đảm bảo vệ sinh môi trường trong phạm vi toàn Học viện.

3. Công tác Kế hoạch, Tài chính

    Thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc Học viện trong việc xây dựng kế hoạch, dự toán ngân sách thu, chi; triển khai thực hiện, quản lý, điều hành và kiểm tra toàn bộ hoạt động tài chính, quản lý, mua sắm tài sản công trong Học viện.

    3.1. Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan để xây dựng kế hoạch thu, chi các nguồn tài chính, xây dựng dự toán ngân sách hàng năm; tham mưu cho Giám đốc sử dụng các nguồn ngân sách của Học viện đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả; xây dựng các định mức kế hoạch chi tiêu thông qua Hội nghị ngân sách hàng năm; tham mưu xây dựng, sửa đổi, bổ sung Quy chế chi tiêu nội bộ; thực hiện chi định kỳ và chi thường xuyên theo đúng quy định; thực hiện kiểm tra, kiểm soát và thường xuyên báo cáo Giám đốc tình hình thu, chi của Học viện. Phối hợp với bộ phận Hành chính – Quản trị thực hiện kiểm tra việc quản lý, kiểm kê, sử dụng công sản tại Học viện.

     3.2. Tham mưu quản lý các nguồn tài chính trong và ngoài ngân sách; thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp và các nguồn kinh phí khác.

    3.3. Kiểm tra chặt chẽ quá trình thu, chi, thanh quyết toán các nguồn kinh phí hoạt động mua sắm, xây dựng, sửa chữa.

     3.4. Chấp hành các chế độ, chính sách, các quy định về tài chính, về thuế của Nhà nước; các quy định về chế độ, chính sách đối với cán bộ, giảng viên, người lao động và học viên, học sinh, sinh viên.

    3.5. Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định. Bảo quản, lưu trữ các tài liệu và số liệu thống kê, kế toán theo đúng quy định hiện hành.

    3.6. Lập bảng biểu tạm ứng, đề nghị thanh toán, trả tiền lương, tiền giờ thỉnh giảng, giờ phụ trội, bồi dưỡng lao động ngoài giờ và các khoản thanh toán khác kịp thời theo đúng quy định.

    3.7. Thực hiện công khai tài chính và các chế độ, chính sách của cán bộ, giảng viên và sinh viên, học sinh theo Quy chế dân chủ ở cơ sở và Quy chế chi tiêu nội bộ của Học viện.

4. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.